Dva kroky pre efektívnu prácu s emailom

Dnešný článok nebude o ničom prevratnom ani novom. Dokonca uvedená technika sa spomína hádam v každom druhom článku (alebo knihe) o time manažmente. Avšak už dlhšiu dobu to úspešne používam a tak sa s Vami podelím o to, ako pracovať s mailami efektívnejšie.

Krok prvý – kontrolujte svôj mailbox manuálne a nie často

Musím povedať, že nie až tak veľmi dávno som kontroloval svoj mailbox niekoľko krát denne. Keď som sa nudil tak veľmi často. Robil som to preto, že som čakal na nejaký zaujímavý mail, buď nejakú zaujimavú robotu (úlohu), alebo niečo na pobavenie… Avšak toto je jedna z najhorších vecí čo môžete urobiť. Horšie už je len mať zapnutú automatickú kontrolu nových mailov a k tomu notifikáciu, čo Vám vyblikne na monitore.

Prečo to je také zlé ? Lebo Vás to oberá o čas. Ak niečo robím, tak nechcem byť vyrušovaný novou a nesúvisiacou úlohou, ani novou informáciou, ktorú mi monentálne netreba. Takisto keď robím, tak si nechcem pozerať najnovšie vtipné obrázky… Chcem sa sústrediť len na prácu. Čiže čím menej často budem kontrolovať svoj mailbox, tým lepšie.

Krok druhý – okamžite spracujte každý mail

Alebo ináč povedané majte prázdny inbox. Tento krok ide ruka v ruke s tým prvým. V robote prijímam denne desiatky emailov. Ak by som mal každú chvíľu kontrolovať svoj mailbox na nové emaily, tak pol dňa nerobím nič iné, len spracovávam došlú poštu.

Avšak keď si sťahujem maily len zopár krát denne (ideálne raz, alebo dva krát, avšak nie vždy sa to dá), tak som schopný ich v tom momente aj spracovať.

Čo to znamená ? Že maily spracovávam zaradom a 99% z nich rovno mažem. Možno si myslíte, že je to blbosť, ale práve naopak. Je to veľmi dobrá vec ako nestratiť prehľad vo svojich mailoch a úlohách.

Pri spracovávaní mailov postupujem nasledovne:

  • Ak je to email, ktorý sa mňa priamo nijak netýka ani mi neposkytuje žiadnu dôležitú informáciu, tak ho rovno mažem. Nemá význam, aby som s ním strácal čas.
  • Ak je ten email určený pre mňa a niečo sa odo mňa požaduje, tak:
    • Ak to viem urobiť ihneď v priebehu niekoľkých minút, tak to hneď urobím, ak je to potrebné na email odpoviem a zmažem ho. Keďže som urobil všetko čo som mal, tak ten mail je už pre mňa zbytočný.
    • Ak to neviem urobiť ihneď a vyžaduje si to viac času, tak sa aspoň v tom momente snažím zistiť, či sú v maily všetky informácie potrebné k tomu, aby som spravil to čo sa odo mňa očakáva. Ak nie, tak si vypýtam dodatočné informácie. Ak áno, tak si poznačím k zoznamu mojich projektov, že čo treba urobiť a mail zmažem.  Niekedy si poznačím aj subjekt mailu, aby som ho vedel rýchlo nájsť v koši, ak naň budem chcieť odpovedať.
  • Ak sa z mailu po mne nevyžaduje žiadna činnosť, ale je v ňom pre mňa dôležitá informácia, ktorá sa mi môže časom zísť, tak tento mail archivujem.

Keďže skoro všetky maily mažem, tak aj viem kde ich hľadať (v koši). A v ďaka tomu, že mám prázdny inbox, tak viem, že som spracoval všetko čo som potreboval a môžem si byť istý, že nič neuniklo mojej pozornosti.

Niekedy dávnejšie, predtým ako ako som dal výpoveď z roboty (do ktorej som sa znovu vrátil), tak som mail mailbox preplnený a maily, ktoré po mne vyžadovali nejakú činnosť som nespracovával hneď, ale nechal som ich v inboxe ako neprečítané. Z vlastnej skúsenosti Vám môžem povedať, že toto je tá správna cesta, ak chcete stratiť prehľad vo svojich emailoch a úlohách.

Čím viac „neprečítaných“ mailov som videl, tým menej sa mi ich chcelo spracovávať. K tomu som ako bonus každú chvíľu sťahoval najnovšie maily, ktoré som samozrejme nespracovával a tým pádom to bolo len horšie a horšie.

Ako som písal oba kroky spolu súvisia. Ak by som svoj mailbox kontroloval príliš často, tak nie som schopný ihneď spracovávať všetky maily. A ak maily ihneď nespracovávam, tak ich nemá zmysel kontrolovať či mi prišli nejaké nové.

Pridajte sa do konverzácie

4 komentáre

  1. Znie to rozumne. Tiež už mám pokrk otravných emailov a neporiadku, ktorý mi vzniká. Nikdy ma však nenapadlo to riešiť takto, pretože som si myslel, že ponechávať správy v inboxe je správne. Môj problém naviac komplikuje množstvo email schránok, ktoré mám. Život bez Thunderbird si skutočne neviem predstaviť a donedávna som chcel byť o každej správe informovaný. Teraz zisťujem, že to nie je najideálnejšie riešenie.

    Ďakujem

  2. Tak tak, čím viac práce máš, tým viac máš emailov a tým viac si zaneprázdnený…Sú iba dve možnosti. Buď si na nich určiť čas jeden, alebo dva krát denne, tak ako vravíš, a vtedy ich vyriešiť naraz, alebo keď je ich už príliš veľa, tak ich niekomu posunúť, ale to už je viac o zákazníckej podpore pri podnikaní ako pri osobných emailoch…

  3. pravda krok 1 aj dva, kazde rano si pozeram maily ako prve a zistil som ze to zabralo dost casu, tak to robim pravidelne len 2-3x za den, pricom som zrusil vsetky mozne newsletre, ktore uz som aj tak nestihal citat.

    Maily prechadzam uz hyperrychlo, takze nepodstatne mazem alebo davam rovno do spamu, dolezitym mailom sa venujem ihned a aj odpisujem ihned, lebo ak niektore veci clovek neriesi ihned stratia v mailoch..

    Jednu vec ale musim vyladit, rozdelenie maliov do foldrov podla toho od koho idu.

Zanechať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *